Projektisuunnitelman laatiminen pitää sisällään useita eri vaiheita ja kokonaisuuksien hahmottamista. Tärkeimpiä kokonaisuuksia ovat projektin kesto, vaiheet, tavoitteet ja resurssit. Projektipäällikön vastuulla on suunnitella tavoitteet ja toimenpiteet niiden saavuttamiseksi. Suunnitelma pitää sisällään toimenpiteiden kestot ja aikataulut sekä kustannukset. Aikajana-näkymä on yksi projekti ohjelmiston ominaisuus, joka pitää tiimin ajan tasalla projektien eri osista, tavoitteista ja aikataulusta visuaalisella näkymällä.
Tässä blogikirjoituksessa listaamme aikajana-näkymän 6 parasta hyötyä ja kerromme, miten se auttaa saavuttamaan projektin tavoitteet.
Mikä on projektin aikajana?
Projektin aikajana on visuaalinen, aikaan liittyvä näkymä projektin työnkulusta. Aikajana näyttää tehtävien sarjan kronologisessa järjestyksessä. Jokainen aikajana sisältää hankkeen suunnitellut aloitus- ja päättymispäivät sekä niiden riippuvuudet, listaa tärkeimmät tehtävä, toteuttamisesta vastaavan ryhmän tai henkilön sekä merkitsee tärkeimmät virstanpylväät.
Aikajana auttaa käyttäjiä hahmottamaan prosessin tietyt vaiheet kuvaamalla virtaviivaisesti erilaisia ajallisia suhteita. Se auttaa työskentelyn hahmottamisessa, työn hallinnassa ja muistamisessa.
Aikajana-näkymän 5 parasta hyötyä
- Kokonaiskuvan hahmottaminen paranee
- Tavoitteet näkyvämmäksi
- Muutosten joustavampi ennakointi
- Sujuvampaa yhteistyötä
- Parempaa viestintää
- Helpompaa kokousten järjestämistä
1. Kokonaiskuvan hahmottaminen paranee
Projektinhallinta koostuu monista pienistä kompleksisista ja eri aikaisista prosesseista, minkä takia koko projektin hahmottaminen voi olla vaikeaa. Excelissä projektin kokonaiskuvan käsittäminen on hankalaa ja resurssien allokointi haasteellista. Projektin kokonaiskuvan ymmärtäminen vie sen todennäköisesti onnistuneemmin maaliin asti.
Aikajana -näkymä antaa projektillesi uuden selkeän ilmeen. Se näyttää kerralla koko projektin tavoitteet ja tärkeimmät tulokset. Kokonaiskuvan kautta näet mitkä prosessin vaiheet ovat menossa tavoitteita kohti ja lisäksi hahmotat projektin väliset riippuvuudet paremmin. Projektin käynnistämisvaiheessa kokonaiskuvan voi hahmotella aikajanalle, mikä auttaa myös resurssien tasaisessa jakamisessa.
2. Tavoitteet näkyvämmäksi
Selkeiden ja realististen tavoitteiden sekä määräaikojen asettaminen määrittelee projektin kokonaiskestoa ja antaa selkeyttä projektitiimille. Aikajana -näkymä kuvaa selkeästi projektin tärkeitä virstanpylväitä ja tehtäviä, sekä viestii niistä tehokkaasti osoittaen suunnat ja prioriteetit niin, että jokainen projektitiimin jäsen pysyy samalla sivulla.
Aikajanalla suuret kokonaisuudet voi pilkkoa pienempiin tehtäviin ja väli tavoitteisiin.Se auttaa visualisoimaan tärkeitä projektin toimia, määräaikoja ja suuria tapahtumia alusta loppuun ja pitämään huolen, että kaikkien tavoitteet ovat samansuuntaisia.
3. Muutosten joustavampi ennakointi
Jokainen kokenut projektijohtaja ymmärtää, kuinka tärkeää ajankäyttö ja tehokkuus projekteissa on.
Aikajana-näkymä edesauttaa poikkeamien havainnointia ja niihin reagoimista. Kun poikkeamat havaitaan ennen niiden tapahtumista, voidaan työnkulkua synkronoida ja tarvittavia muutoksia tehdä tavoitteiden saavuttamiseksi.
Puskuriaika projektien välissä antaa prosessille liikkumavaraa ja vähentää koko tiimin stressiä. Aikajana edistää läpinäkyvyyttä, se mahdollistaa tapahtumien analysoinnin, ennakoi tulevaisuutta varten ja antaa mahdollisuuden seurata projektin edistymistä.
4. Sujuvampaa yhteistyötä
Yhteistä jokaisessa onnistuneessa projektissa on hyvä ja jatkuva yhteistyö, niin tiimin jäsenten, kuin tärkeimpien sidosryhmienkin kanssa. Tämä vaatii sekä sujuvaa kommunikaatiota että ymmärrystä eri tehtävien riippuvuuksista. Lisäksi projektit vaativat suunnittelua, seurantaa, päivittämistä ja jakamista säännöllisesti projektin jokaiselle osapuolelle. Voit parantaa yhteistyötä aikajana-näkymässä, kun tehtävien riippuvuudet ovat paremmin kaikkien näkyvillä.
Aikajana edustaa yksinkertaisella tavalla projektin tärkeitä tehtäviä ja virstanpylväitä kronologisessa järjestyksessä, jossa jokaisella sidosryhmällä on mahdollisuus nähdä työsuoritukseen vaikuttava tekijät. Aikajana näyttää mitkä tehtävät on suoritettava ensin ja mihin päivämäärään mennessä. Päätöksenteko helpottuu prioriteettien ja näkyvien tavoitteiden ansiosta.
5. Parempaa viestintää
Niin kuin kaikissa projekteissa, viestintä on yksi suurimmista avaintekijöistä.
Tehokas projektien hallinta vaatii säännöllistä viestintää ja selkeät vastuut. Aikajana-näkymä antaa sinulle selkeän näkymän projektin edistymisestä. Tarkka tehtävien määritys ja kalenterinäkymä helpottavat pysymään ajan tasalla.
Aikajana-näkymä antaa 360 asteen näkymän siitä miten tiimi työskentelee prosessien aikana. Resurssien jakaminen on helpompaa, kun näet keneltä jää aikaa ylimääräisiin tehtäviin. Koko tiimisi viestintä parantuu, kun prossessien etenemine ja määräajat ovat kaikkien nähtävillä.
6. Helpompaa tapahtumien järjestämistä
Hallitut projektit pitävät sisällään säännöllisiä, kaikkia sidosryhmiä koskevia kokouksia. Kokousten ja isompien tapahtumien suunnitteleminen on kätevää aikajana-näkymässä.
Avauspuhe, muut puheenvuorot ja tauot on vaivatonta suunnitella aikajanalla. Mukaan voit lisätä tärkeitä muistiinpanoja, dia kalvoja, resursseja ja puhujien tietoja. Näin kokouksesi pysyvät järjestyksessä yhdessä paikassa ja liikkuessasi myös käden ulottuvilla myös Hailer sovelluksessa.
Paranna projekteja reaaliaikaisella näkymällä
Epäilemättä aikajana on yksi hyödyllisimmistä työkaluista projektinhallinnassa. Se on väline, jolla suunnitteleminen vie parempaan toteutukseen, ja vie idean konkreettiseen lopputulokseen.
Nykyaikaiset projektinhallintatyökalut, kuten Hailer, antavat projekti tiimeille mahdollisuuden kehittää älykkäitä aikatauluja projektin suunnitteluvaiheessa. Helppokäyttöisen aikajanan avulla voit nopeasti kehittää projektisuunnitelmia, joissa on mukana tärkeät tapahtumat, riippuvuudet ja lopputulokset. Voit laatia suunnitelmia, arvioida ennakoivasti aikatauluja, teknistä suoriutumista ja kustannustehokkuutta ennen suunnitelman käyttöönottoa. Voit myös suunnitella resursseja ja analysoida tuloksia peilaten suunnitelmaan, mikä auttaa sinua tulevaisuuden projekteissa. Tutustu täällä ohjeisiin aikajana näkymästä.
Hailerin ilmainen lisenssi sisältää kaikki hyödylliset näkymät: aikajana (Gantt), Kanban, lista ja kartta. Saat Hailerin helposti käyttöösi ilman luottokorttitietoja alta.
