Jos pyörität liiketoimintaa, saatat käyttää useita eri järjestelmiä eri prosessien hallintaan. Saatat kuitenkin huomata tilanteen, jossa tarvitset samoja tietoja eri järjestelmien välillä. Ratkaisuna tähän on järjestelmäintegraatio.
Integraatio tarkoittaa käytännössä pientä virtuaalista rekkaa, joka kuljettaa tietoa eri järjestelmien välillä. Jotta tämä virtuaalinen rekka voi kulkea sujuvasti, tarvitaan oikeat lähettämis- ja vastaanottopaikat, oikean kokoiset ja muotoiset "tavarat", sekä asianmukaiset kiinnikkeet. Jos jokin näistä asioista on määritelty virheellisesti tai jos tietodata poikkeaa odotetusta, integraatio ei toimi kunnolla.
On tärkeää huomata, että integraatio lisää monimutkaisuutta pilvipalvelujen käytössä, koska jokainen muutos täytyy huomioida kolmessa paikassa yhden sijaan. Sekä integraatiot että toiminnanohjausjärjestelmät vaativat jatkuvaa ylläpitoa, jotta ne toimivat sujuvasti.
Järjestelmäintegraation määrittelyyn kannattaa panostaa
Määriteltäessä integraatiota on otettava huomioon, mitä tietoa siirretään, onko kyse kokonaisista tiedostoista vai yksittäisistä kentistä, ja miten tieto kulkee ja kuinka usein se päivittyy. On myös eroja siinä, halutaanko tiedon siirtyvän reaaliajassa vai riittääkö päivittäinen päivitys. Tällaiset valinnat voivat vaikuttaa kustannuksiin merkittävästi.
Paras tapa selvittää tarvittavat integraatiot on piirtää tietorakenne kaavioon tai tehdä kenttäkartoitus, jossa mennään yksityiskohtiin asti.
Integraatiotekniikat
Teknisellä puolella on monia vaihtoehtoja, ja oikean teknologian valinta on tärkeä päätös, joka on tehtävä varhaisessa vaiheessa. Vaihtoehtoina ovat joko oman point-to-point-integraation rakentaminen tai integraatioalustan käyttö.
Point-to-point-integraation voi periaatteessa rakentaa millä tahansa tavalla, mutta siihen tarvitaan paljon teknistä osaamista sisäisesti. Lisäksi on otettava huomioon jatkuva ylläpito ja muutosten hallinta eri järjestelmien rajapinnoissa.
Integraatioalustat tarjoavat huolettoman ratkaisun, mutta niitä valittaessa on tärkeää huomioida, että data kulkee palveluntarjoajan pilvipalvelussa, mikä saattaa sijaita esimerkiksi Yhdysvalloissa. Nykyaikaiset integraatioalustat perustuvat pääasiassa low-code- tai no-code-periaatteisiin, mikä tarkoittaa, että niiden konfigurointi voidaan tehdä suoraan verkkoselaimella.
Esimerkkejä integraatioalustoista ovat Zapier, joka sopii hyvin pienten datasiirtojen tarpeisiin, kuten tilausten tuominen verkkokaupasta tilaustenhallintajärjestelmään tai sähköpostien lähettäminen CRM-ratkaisusta.
Toisaalta ONEiO soveltuu paremmin suurempien datamäärien siirtämiseen järjestelmien välillä ja monimutkaisemman virheenkäsittelyn rakentamiseen, kuten laskurivien viemiseen toiminnanohjausjärjestelmästä kirjanpitoon tai maksujen seurantaan kirjanpidosta takaisin toiminnanohjaukseen.
Hailerin filosofia on minimoida integraatioiden tarve. Pyrimme tarjoamaan kokonaisvaltaisen prosessin asiakkaan ydinliiketoiminnan ympärille ja keräämme tarvittavan datan esimerkiksi verkkoliideistä tai asiakkaidemme järjestelmistä. Datan keräämiseen käytämme Zapieria. Tavoitteenamme on luoda toimiva kokonaisratkaisu, jossa manuaaliset toimenpiteet minimoidaan ja koko organisaatio käyttää samaa dataa. Sisäiset integraatiot syntyvät luomalla linkkejä eri prosessien välillä sen sijaan, että tarvitsisi käynnistää erillisiä integraatioprojekteja. Kun koko operatiivinen prosessi on mallinnettu, voimme yleensä siirtää luodun laskuaineiston kirjanpito-ohjelmistoon yhdellä klikkauksella. Tähän käytämme ONEiO-palvelua, joka on kotimainen integraatioalusta.
Mietitkö työn- tai toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa tai järjestelmäintegraatiota? Ota yhteyttä, niin kartoitetaan yhdessä miten tehostat toimintaasi.
