Jokainen kasvava yritys törmää todennäköisesti jossain vaiheessa tilanteeseen, että asiat pitäisi organisoida paremmin. Excel ei riitä tai vaihtoehtoisesti homma menee sekaisin, kun liikaa kokkeja sörkkii samaa tiedostoa. Tuttu tilanne?
Yrityksen sisällä pitää siis tehdä ratkaisuja, että saadaan parannettua järjestelmällisyyttä. Nykypäivänä järjestelmät ovat osana liiketoiminnankehittämistä.
Useimmiten käy niin, että johdossa tehdään päätös järjestelmien kartoittamisesta eri tiimien tueksi. Tämä päätyy erilaisiin kirjainyhdistelmiin, jotka lienevät tuttuja:
Myynti - CRM
Tuotanto - ERP
Tuotekehitys - PLM
JNE…
Kohta tarvitaankin konsultteja. Vauhti kiihtyy ja tuskanhien nostattava tekniikkajargonin määrä lisääntyy. Pienestä projektista tuleekin suuri ja kulut kasvavat sen mukana. Määrittelypalaverissa alkaa kuulua lisää kirjainyhdistelmiä SSO, AD, API jne.
Jotkut ymmärtävät, toiset ei, mutta mikä on varmaa on, se että siilot vahvistuvat vahvistumaan organisaatiossa, kun asioita johdetaan erillisissä järjestelmissä. Jotkut onnistuvat kaikesta huolimatta, kuitenkin tilastollisesti suuret IT hankkeet epäonnistuvat. Yritys voi myös joutua mukauttamaan omia prosessejaan vastaamaan toiminnanohjausjärjestelmän vaatimuksiin.
Mikä sitten on toiminnanohjausjärjestelmä?
Yrityksen toimialasta ja tuotteesta riippuen toiminnanohjausjärjestelmä sisältää usein toimitusketjun, kaupankäynnin, valmistuksen hallinnan. Lisäksi toiminnanohjausjärjestelmässä voidaan hallita myös talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja.
Sen sijaan että tehdään asiat tekniikka edellä, niin kannattaa ottaa pari askelta taaksepäin ja mietitään mitä yritys oikeasti tekee. Yksinkertaistimme asian tähän esimerkkiin ⬇
Yrityksellä on tuote tai palvelu mitä yritetään tuottaa mahdollisimman kustannustehokkaasti ja myydä asiakkaille mahdollisimman hyvällä katteella ja mahdollisimman nopealla toimituksella.
Toiminnan voi karkeasti jakaa 5 osioon:
- Tuotteiden hinnoittelu
- Asiakkaan identifioiminen ja kaupan tekeminen
- Sisäänostot ja tuotanto, sekä kannattavuuden seuranta
- Laskujen lähetys ja vastaanotto
- Tärkeimpänä: yllämainittujen osien jatkuva parantaminen
Yrityksen prosesseja mallintaessa on hyvä miettiä, miten saavutetaan toivottu lopputulos mahdollisimman tehokkaasti. Kokemuksemme perusteella tämä tapahtuu parhaiten ottamalla avainporukkaa saman pöydän ääreen ja keskustelemalla asiat auki. Kaikilla on jotain annettavaa ja kaikilla on jotain opittavaa. Luottamus, avoimuus ja läpinäkyvyys luovat hyviä edellytyksiä onnistumiselle.
Kun tiedetään mitä halutaan niin voidaan palata ja miettiä mitä kirjainyhdistelmiä tarvittiinkaan?
Tässä kaikessa yksinkertaisuudessaan:
CRM = myynnin työkalu hallinnoimaan asiakkaiden perustietoja, tehtäviä sekä liidien jalostamisen kaupaksi. Tyypillisesti käytetään kanban näkymää, jossa asiakaskortteja raahataan vaiheesta toiseen.
ERP = Tässä hallinnoidaan ostoja, myyntejä, varastoja sekä kiinteää omaisuutta.
PLM = Tuotteiden elinkaarihallintaan suunniteltu työkalu, jossa tuote- ja palvelunimikkeet, rakenteet sekä joskus hinnat.
Aiemmin esiin tuomamme tiimien erilliset työkalut vaativat integraatiota, jotta ne toimivat yhdessä, esimerkiksi mm.. asiakastietoja tarvitaan sekä CRM, että ERP puolella, ja tuotehintoja sekä PLM, että ERP puolella. Integraatiot ovat usein monimutkaista teknistä työtä, jotka vaativat ylläpitoa.
Hailer toiminnanohjausjärjestelmänä
Miksi olemme erilaisia? Hailerissa koko toiminta voidaan rakentaa yhdelle modulaariselle aslustalle. Erilaiset työtilat tehtävien, projektien ja koko yrityksen toiminnanohjaukseen konfiguroidaan ketterillä vähäkoodisilla prosessieditoreilla. Keskittämällä toiminnot yhteen paikkaan säästyy aikaa ja vaivaa pitkällä tähtäimellä. Lisäksi, prosesseja voidaan jatkuvasti parantaa asiakas, hyöty sekä teho edellä.
Mietittekö toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa? Varaa maksuton esittely tai jätä yhteydenottopyyntö.
