Tässä artikkelissa tutustumme tarkemmin eri tyyppisiin liiketoimintaprosesseihin ja miten pienempikin yritys voi tehostaa toimintaansa selkeyttämällä ydin- ja tukiprosessit. Prosessijohtamisella on pitkät perinteet ja varsinkin aloittavalle yrittäjälle se voi vaikuttaa hankalalta. Liiketoimintaprosessien hallinnan (eng. Business Process Management BPM) tavoitteet yleisesti ovat olemassa olevien prosessien hallinta ja jatkuva parantaminen.
Mitä ovat liiketoimintaprosessit?
Prosessilla tarkoitetaan yksinkertaisesti sarjaa toisistaan riippuvia tehtäviä tuotteen tai tiedon jalostamiseksi tiettyjä tapoja käyttäen. Presessiajattelun kulmakivenä on, että yrityksen tai tiimin suorityskyky perustuu toimiviin prosesseihin. Prosessien kehittämisen tavoitteena voi olla esimerkiksi liiketoiminnan, suorityskyvyn tai laadun parantaminen. Ja loppupeleissä parantaa tulosta.
Yrityksen toiminnasta voidaan tunnistaa eri tyyppisiä prosesseja.
- Ydinprosessit tai avainprosessit käsittävät perusliiketoiminnan kuten esimerkiksi projektit ja myynnin -näistä prosesseista syntyy palvelu tai tuote, jolla on lisäarvoa asiakkaalle
- Tukiprosessit tukevat ydinprosesseja. Esimerkkejä tukiprosesseista: henkilöstohallinto, tila- ja kalustonhallinta, laaturaportit ja työpyynnöt eri osastoille
Prosesseja löytyy usein myös eri tasoilta ja ne linkittyvät toisiinsa erilaisten hierarkioiden kautta. Isommissa yrityksissä prosessienhallinta ja suunnittelu voikin olla haastavaa ja usein tarvitaan kokonaista tiimiä niiden kehittämiseen. Yleisesti liiketoimintaprosesseilla on myös prosessinomistaja, joka vastaa sen prosessin toimintakyvystä ja tuloksesta.
Miten hyödyt selkeistä prosesseista?
Liiketoimintaprosessit ovat tärkeä osa liiketoiminnan kehittämistä. Kun yrityksen toiminta kasvaa on olennaista, että koko henkilöstölle on selkeää miten työtä tehdään ja mitä toimenpiteitä tarvitaan työn loppuun saattamiseksi.
Selkeillä ja strukturoiduilla liiketoimintaprosesseilla voit parantaa työn tehokkuutta. Tämä koskee sekä ydinprosesseja, että tukiprosesseja. Kun prosesseja tarkastellaan säännöllisesti voidaan toiminnasta poistaa turhia arvoatuottamattomia toimintoja. Vastaavasti toiminnan lisääntyessä on tarpeen kehittää prosesseja tukemaan liiketoiminnan kasvua.
Prosessien määrittäminen ja kuvaaminen
Prosessien määrittämiseen ja kehittämiseen on olemassa erinomaisia metodeja, joita hyödyntämällä pääsee pienemmälläkin tiimillä hyvin alkuun. Mikäli liiketoimintasi on jo kasvanut, ettekä pääse omin voimin eteenpäin voi olla tarpeen kääntyä asiantuntijan puoleen. Mikäli prosessijohtaminen on ajankohtaista ja aihe on sinulle uusi, on hyvä tutustua LEAN menetelmiin. Aiheesta löytyy laajasti kirjallisuutta ja koulutuksia.
Prosessien määrittelyyn ja kehittämiseen löytyy useita erilaisia metodeja ja malleja. Prosessi piirretään auki kaavioksi, joka visualisoi eri työvaiheet, päätökset ja muut. Määrittelyssä voi käyttää apuna myös ohjaavia kysymyksiä:
- Mikä prosessissa toistuu?
- Mitä vaiheita siinä on?
- Ketkä osallistuvat?
- Mitä syötteitä prosessi tarvitsee?
- Mitä siinä syntyy?
- Mitä resursseja tarvitaan?
- Mitä päätöksentekotilanteita esiintyy?
Prosessikaavion piirtämiseen on olemassa käteviä online työkaluja (esimerkiksi Whimsical ja Miro). Prosessikaaviossa (tai vuokaaviossa) kuvataan siis yhden prosessin vaiheet ja prosessikartassa kuvataan koko yrityksen toiminta ja miten eri prosessi linkittyvät tai liittyvät toisiinsa. Prosessikartassa kuvataan sekä ydin-, että tukiprosessit.
.png?width=472&name=Teollisuus%20Modulaarinen%20rakenne%20(1).png)
Prosessien hallintajärjestelmä
Työn seuraamiseen ja järjestelyyn on olemassa useita työkaluja. Pienelle yritykselle voi riittää CRM - ja tehtävienhallintajärjestelmät. Järjestelmä luo työnteolle puitteet ja helpottavat työn hallintaa. Olennaista prosessienhallinnan kannalta on, että järjestelmä on helposti muokattavissa, kun prosessit kehittyvät. Hyvä prosessienhallintajärjestelmä ohjaa tai pakottaa työn tekemisen ennalta määrätyn työnkulun mukaisesti, mahdollistaa työn etenemisen seurannan ja automaatiot.
Isommissa yrityksissä järjestelmistä on aiemmin vastannut IT-osasto ja mahdollisesti myös yritysjohto. Mikäli nämä eivät tunne järjestelmässa hallittavaa prosessia tarkkaan tai eivät ymmärrä miten käytännön työt prosessissa hoidetaan, käy helposti niin että järjestelmä ei tue toimintaa vaan itseasiassa rasittaa sitä entisestään.
Nykyaikaisten helposti rakennettavien prosessienhallintajärjestelmien hyödyntäminen mahdollistaa myös työntekijöiden osallistamisen järjestelmän kehityksessä. Tälläisiä ovat vähän koodia käyttävät ratkaisut (no-code/low-code), joita on helppo muokata yrityksen tarpeiden mukaan.
Kaikki prosessien hallintajärjestelmät eivät ole samanlaisia, joten ennen kuin valitset prosessien hallintajärjestelmän, sinun kannattaa selvittää seuraavat asiat yrityksesi tarpeisiin liittyen:
- Mitä yrityksesi tarvitsee prosessienhallintajärjestelmältä?
- Mitkä ovat yrityksellesi välttämättömät ominaisuudet prosessienhallintajärjestelmän osalta?
- Kuinka moni käyttäjä tarvitsee pääsyn järjestelmään?
- Kuinka nopeasti tarvitset prosessienhallintajärjestelmän?
- Tarvitseeko yrityksesi tukea järjestelmän käyttöönoton/käytön kanssa?
Hailerin avulla tuot helposti prosessit näkyväksi ja luonnolliseksi osaksi toimintaasi. Ratkaisu on modulaarinen ja täysin räätälöivissä. Tutustu tarkemmin tai varaa maksuton esittely!
Käymme aiemmassa blogissamme läpi miten voit luoda oman prosessin työpyyntöjen tai tikettien hallintaan. Ohjeita voi soveltaa mihin tahansa prosessiin. Lue koko artikkeli täällä.
