Toimimaton projektin viestintä vaikuttaa todennäköisesti projektin yleiseen suorituskykyyn ja lopputulokseen. Tarvitset lähettäjän ja vastaanottajan, eikö? Aika suoraviivaista. Mikä voisi mennä pieleen? On monia syitä, miksi viestintä epäonnistuu. Sitä ei ole suunniteltu, siinä on väärinkäsityksiä, viestit katoavat tai niitä ei koskaan lähetetä.
Tämä blogikirjoitus käsittelee projektiviestinnän yleisiä haasteita ja tarjoaa yksinkertaisia ratkaisuja projektiviestinnän parantamiseen. Suurin osa projektiviestinnästä tapahtuu kirjallisesti eri alustoilla: sähköposti, pikaviestisovellukset, intranetit jne. Tokihan meillä on myös videoita, mutta kirjallinen muoto on edelleen yleisin muoto.
Mistä me puhumme..
Onnistunut projektiviestintä on useiden eri tekijöiden summa. Kun alat ajatella viestintää, se on tärkeä osa elämäämme. Pieni historia ei koskaan satuta ketään. Katsotaanpa siis Lasswellin 5W: tä viestinnässä: What? Why? Who? Where? When? (mitä, miksi, kuka, missä, milloin) ja yksi 1H: How?(miten)
Yleisö: Kuka
Sinun on tunnistettava viestiesi yleisö. Se voi olla mikä tahansa sidosryhmä, kolleega, esimies jne. Haluat todennäköisesti räätälöidä viestin yleisön tai vastaanottajan mukaan. Kun laaditte projektin viestintäsuunnitelmaa, ajattele eri yleisöjäsi. Mitä jokaisen yleisön on tiedettävä tästä projektista? Voit jakaa koko yleisön pienempiin ryhmiin. Tämä helpottaa viestien kohdistamista projektin aikana.
Viesti: Mitä
Mitä haluat kertoa yleisölle? Onko se motivoivaa keskustelua projektin alussa? Vai onko se projektin päivitysraportti, jossa on taloudellinen yhteenveto hallitukselle?
Toimitustapa: Miten
millä kanavalla/miten siirrät viestin? Se voi olla projektitiimin kokouksessa, yhteistyöpajassa, esityksessä, sähköpostissa (jopa perinteisessä paperipostissa?) tai pikaviestinnässä. Tässä sinun on ajateltava yleisöäsi ja viestikulmaasi. Jatkamme askel askeleelta.
Aikataulu: Milloin
Kuinka usein viesti on toimitettava? Onko se viikoittainen projektin yhteenveto, Adhoc, kokouskutsu tai muistio?
Tavoite: Miksi
Mitä sinun on saavutettava tällä viestillä? Minkä vaikutuksen haluat viestilläsi olevan? Lähetätkö yleisen viestin sidosryhmillesi projektin edistymisestä vai onko se jotain tarkempaa? Sinun on ehkä saatava palautetta yleisöltäsi tai tehtävästäsi. Kirjoita siis viestisi tavoitteesi mukaan.
Pari sanaa projektipäälliköille
On hyvä muistaa, että viestintä ei ole yksisuuntainen katu. Kaikkien oikeiden asioiden ylläpitäminen on vaativaa työtä. On tärkeää, että projektin viestintä on suunniteltu hyvin ja se palvelee hankkeen tavoitteita. Jotta kaikki oikeat ihmiset ovat ajan tasalla ja jotta oikea henkilö kuulee asiakkaan tarpeet.
Periaatteessa projektiviestintä vaikuttaa melko yksinkertaiselta. Tietenkin vain harvat projektit ovat samanlaisia ja saman tiimin toteuttamia. Nykyaikainen työelämä perustuu yhä enemmän freelance -työhön ja yhteistyöhön yritysten ja organisaatioiden rajojen yli. PMI.org kuvaa viestintää projektin elinehtoksi, ja että projektin menestys riippuu sen viestintäverkoston tehokkuudesta.
Tehokas viestintä vie projektia eteenpäin koko sen elinkaaren ajan. Aloitat projektisuunnitelman julkaisemisen ja varmistat, että kaikki ymmärtävät projektisi tavoitteet. Ilmoitat seuraavista vaiheista sidosryhmille, asiakkaille tai muille oman organisaatiosi osille. Lopulta raportoit todennäköisesti oppimistasi asioista, keräät palautetta ja arvioit projektisi tuloksia.
Projektien kommunikointi, Miksi se menee pieleen?
Olemme keskustelleet aiemmin tulvivista viestintäkanavista ja hajanaisesta viestinnästä. Samat ongelmat esiintyvät usein projektien viestinnässä. Osallistujille ei ole jaettu tarpeeksi tietoa ja projektipäällikkö ei ehkä ole tietoinen ongelmasta. Suuremmassa mittakaavassa voi ilmetä ongelmia, jotka liittyvät politiikkaan, kulttuurillisiin ja kielellisiin eroihin. Tärkeintä on, että projektipäälliköllä on 360 asteen näkymä projektin edistymisestä ja kulusta. Hailer on yksinkertainen tapa kommunikoida ja pitää oikeat tiedot saatavilla oikeille ihmisille.
Projektiviestinnän suunnittelu tapahtuu jo Hailer -työtilan toteuttamisessa. Kun projektirakenteesi on mallinnettu Haileriin, voit jo alkaa miettiä, kenen on tiedettävä nämä tiedot, ja luoda työnkulku tavalla, joka tukee projektisi viestintäsuunnitelmaa. Projektisi voivat liittyä myyntiin, rakentamiseen, markkinointiin –sillä ei ole väliä.
Voit kutsua jopa ulkoisia sidosryhmiä tai tärkeitä asiakkaita osallistumaan projektiin samalla projektinhallinta -alustalla ja vähentää tarpeettomia rajapintoja tai välittäjiä. Vältät myös helposti tiedonsiirron siilo-ongelman, kun oma organisaatiosi on hyvin kartalla ja tiedot ovat helposti saatavilla.
Kun projektirakenne on määritetty, voit myös päättää, mitä tietoja keräät projektin jokaisessa vaiheessa. Tiedot kerätään samaan paikkaan, jossa viestintä tapahtuu ja ne on sidottu saumattomasti yhteen.
Näin tiimisi voi pysyä paremmin ajan tasalla. Jos haluat kertoa projektisi edistymisestä tai uutisista, viestisi tiedot ovat helposti saatavilla. Jos tarvitset selkeän seurannan jokaisesta viestintäsuunnitelman tehtävästä ja vaiheesta, voit helposti luoda linkitetyn työnkulun sen hallitsemiseksi. Me Hailerilla autamme mielellämme sinua ratkaisemaan projektiviestintään liittyvät haasteet, joten älä epäröi ottaa meihin yhteyttä.
Kiinnostuitko? Voit luoda itsellesi oman Hailer työtilan helposti. Aloita ilmainen käyttö jo tänään ja huomaa miten Hailer helpottaa projektiesi viestintää ⬇
Voit tutustua täällä tarkemmin valmiiseen Projektinhallinta työtilaan.
