Tässä oppaassa käymme läpi projektijohtamisen perusteet. Ja annamme käytännön vinkkejä, miten voit hyötyä projektinhallintatyökalusta kaikissa projektin vaiheissa. Opas on suunnattu aloittelijoille.
Aloitetaan projektinjohtamisen perusteista. Eli mitä tulee ymmärtää, kun ensimmäinen projektisi on alkamassa?
Projektin onnistumiseen vaikuttavat monet eri tekijät. Projektipäällikkö (project manager PM) on vastuussa aikataulusta, budjetista sekä laadusta. PM-rooli on vaativa, ja siinä menestymisessä auttavat useat eri taidot ja ominaisuudet.
Harvoin projektit ovat täsmällleen samanlaisia, myös projektipäälliköitä ei ole kahta samanlaista. Heillä on kuitenkin yhteinen tavoite: toimittaa onnistunut projekti.
Projektin määritelmä: projekti on väliaikainen, joka voi koostua useista toisiinsa kytkeytyvistä eri tehtävistä. Projektiluontoista työtä on monilla eri aloilla ja ne voivat olla hyvinkin monimutkaisia sekä pitkäkestoisia, ja toisaalta verrattaen yksinkertaisia ja lyhyitä. Projektityön tuloksena voi olla uniikki tuote, palvelu tai muu tuotos.
Projektin vaiheet
Projektinhallinnassa on yleistä myös seuraavat yhteiset tekijät. Budjetointi - mitä projektin toteutus maksaa. Sidosryhmät - ketkä ovat projektin sidosryhmiä. Projektipäällikkö - kuka vastaa kokonaisuudesta ja toimituksesta.
Projekti koostuu erilaisista vaiheista, jotka voivat vaihdella paljonkin toimialasta riippuen. Esimerkissä näet Hailer prosessiin luodun projektinhallinnanmoduulin. Siinä on käytetty tyypillisiä vaiheita kuten määrittely, suunnittelu ja toteutus. Joissain työnkuluissa voi olla lisäksi myös testausvaihe.
Kun projektin toteutus on varmistunut, suunnittelu kannattaa aloittaa sillä, että tavoitteet ovat erittäin selkeät kaikille sidosryhmille. Ymmärtämällä hyvin asiakkaan tarpeet ja odotukset projektitiimin on helpompi laatia selkeä suunnitelma.
Projektisuunnitelma koostuu pienemmistä kokonaisuuksista ja välitavoitteista. Priorisoi ja aikatauluta nämä kokonaisuudet ja välitavoitteet. Huomio myös välitavoitteiden ja tehtävien riippuvuudet, esimerkiksi, jos jokin osuuden toteuttamiseen käytetään ulkoista partneria, ja seuraavaa osuuttaa ei voida sisäisesti aloittaa ennen kuin partneri on toimittanut osuutensa.
Kun suunnitelma on selkeä ja tavoitteet kirkkaita kaikille osapuolille on aika siirtyä toteutusvaiheeseen. Mikäli kyseessä on monimutkainen projekti, missä on useita toisistaan riippuvia välitavoitteita ja niissä pienempiä tehtäviä, on hyvä hyödyntää projektinhallinnassa jonkinlaista työkalua tehtävien kirjaamiseen, joka auttaa myös resurssien allokoinnissa. Yksinkertaisimmillaan tämä voi olla hyvin laadittu excel-taulukko, mutta fiksumpiakin ratkaisuja on saatavilla.
Projektinhallinnan yleisimmät menetelmät
Olet varmasti kuullut vesiputousmenetelmästä (waterfall project management). Tämä on ollut käytössä useita vuosikymmeniä ja on ollut suosittu varsinkin IT projektienhallinnassa. Menetelmä on yksinkertainen ja perustuu määrittelyy, joka tapahtuu projektin alussa. Se toimii, mikäli määritelmä on paikkansapitävä ja pysyy samana koko projektin ajan. Ja perustuu toisiaan seuraaviin tehtäviin, jotka suoritetaan jonona. Vesiputousmenetelmä toimii siis yksinkertaisiin projekteihin, joissa ei juuri ole muuttujia.
Ketterät projektinhallinnan metodit (agile project management) ovat yleistyneet huikeaa vauhtia. Voit lukea aiheesta tarkemmin täältä. Ketterät menetelmät perustuvat siihen, että projektissa toimitetaan materiaalia jatkuvasti. Ketterässä projektissa toimitukset koostetaan aina ajankohtaisimmista ja tärkeimmistä tehtävistä. Etuna vesiputousmetodiin on, vaikka projekti epäonnistuisi tai venyisi, on onnistuttu toimittamaan jotain toimivaa.
Ketterissä menetelmissä painotetaan enemmän yksilöä ja viestintää kuin prosesseja ja työkaluja, toimivaa tulosta (esimerkiksi ohjelmisto) kuin kattavaa dokumentaatiota, kollaboraatiota kuin sopimusneuvotteluja ja joustavaa reagointia muutoksiin kuin tiukkaa suunnitelmassa pitäytymistä.
Projektinhallinnassa on tärkeää seurata muun muassa resursseja ja niiden allokointia. Seurannassa voi hyödyntää useita eri työkaluja. Suosittuja ovat esimerkiksi Kanban taulu ja Gantt kaavio. Molemmat ovat erinomaisia ja visuaalisia tapoja ohjata työtä.
Kanban metodi on tehokas tapa ohjata ja visualisoida työtä. Lisäksi se auttaa pullonkaulojen tunnistamisessa. Kanbanin avulla on myös mahdollista saavuttaa selkeitä mitattavia parannuksia esimerkiksi läpimenoajassa ja laadussa. Kanbanissa voidaan ohjata minkäkokoisia tehtäviä tahansa. Näitä voivat olla esimerkiksi projektit, taskit, aloitteet tai ominaisuudet. Voit lukea Kanbanista enemmän täällä ja tutustua Hailerin Kanbaniin tässä.
Gantt on aikajanalle luotu kaavio tehtävistä asioista tai esimerkiksi resursseista. Se on kätevä tapa esittää työvaiheiden toteutusjärjestys. Voit tutustua Hailerin aikajanaominaisuuteen tässä (englanniksi)
Projektinhallintaohjelmistot
Projektinhallintaa helpottamaan on luotu useita erilaisia digitaalisia työkaluja. Useimmilla näistä on myös mahdollisuus ilmaiseen versioon tai kokeilujaksoon. Projektinhallintatyökalu kannattaakin testata tiimin kesken ennen hankintaa. Mikäli tiimi syystä tai toisesta ei omaksu työkalua päivittäisiin käytäntöihin voi sijoitus osoittautua turhaksi. Yleisesti ottaen käyttäjien on helpompi ottaa tutun oloinen työkalu käyttöön, kuin täysin vieras ja uuden näköinen.
Työkalun tulisi tukea tehokasta viestintää projektitiimin ja sidosryhmien välillä. Sen tulisi myös olla muokattavissa projektin vaihdeiden mukaisesti. Ja, lisäksi resurssienhallinta sekä projektisuunnitelman aikatauluttaminen, seuranta ja ylläpito tulisivat olla keskeisia ominaisuuksia. Kätevä ominaisuus on myös projektiin liittyvien tehtäväkokonaisuuksien rikkominen henkilötasolle. Tämä voidaan ratkaista käyttämällä erilaisia to-do listoja tai kanban taulua.
Hailer on projektinhallintatyökaluna joustava ja voit luoda täysin omanlaisen prosessin projektien hallintaan. Voit käyttää myös valmiiksi luotuja templaatteja.
Projektia suunnitellessa on luotava selkeä roadmap, jota koko projektitiimi seuraa. Suunnitelmaan määritellään tavoitteet, osa-alueet, budjetti ja muut resurssit. Uutta projektia aloittaessa myös tehokas viestintä on tärkeää. Löydät vinkkimme tehokkaaseen projektiviestintään tästä artikkelista.
Oletko aloittamassa ensimmäistä projektiasi? Tutustu Hailerin projektinhallintaratkaisuun
Tai kokeile Hailerin Projektinhallintaa ilmaiseksi
Aloita ilmainen kokeilu
