Kanban metodologia on tullut myös asiantuntija ja moneen muuhun työhön ohjelmistokehitysympäristöstä. Kanban taulua voidaan hyödyntää työnohjaamiseen perinteisenä valkotaulu+post it lappu -versiona tai digitaalisena sovelluksena. Etätyön yleistyttyä digiversiot ovat nostaneet suosiotaan. Tässä blogissa esittelemme kanban ohjaustaulun käyttöä ja siihen liittyviä käytäntöjä.
Kanbanin historiaa
Alunperin Kanban taulut kehittyivät 1600-luvun Japanissa. Katukauppiaat kilpailivat keskenään asiakkaista taidokkailla ja informativisillä kylteillä, joilla oli kaikilla yksi yhteinen tekijä: ne kertovat sisällöstään selkeästi ja ytimekkäästi. 1940-luvulla Toyota lanseerasi Lean tuotantoajattelun, jossa Kanbanilla oli oma osansa. Taulua ja tuotantotapoja kehitettiin edelleen, ja Toyotan menestystarina on vienyt ne osaksi nykyaikaista johtamista. 2000-luvun alussa ohjelmointimaailma oli omaksumassa ketterää -työtapaa, ja Kanban taulu osui myös sen ohjaamiseen. Ja Kanban metodia kehitettiin edelleen. Tutustu tarkemmin Kanbanin historiaan.
Kanban ohjaustaulun käyttö
Kanban metodi on tehokas tapa ohjata ja visualisoida työtä. Lisäksi se auttaa pullonkaulojen tunnistamisessa. Kanbanin avulla on myös mahdollista saavuttaa selkeitä mitattavia parannuksia esimerkiksi läpimenoajassa ja laadussa. Kanbanissa voidaan ohjata minkäkokoisia tehtäviä tahansa. Näitä voivat olla esimerkiksi projektit, taskit, aloitteet tai ominaisuudet.
Digitaalisen Kanban taulun hyödyt
Perinteisesti Kanban on ollut valkotaulu tai vastaava, jossa tehtävät kuvataan post-it lappujen avulla. Fyysisesti yhdessä paikassa sijaitseva ohjaustaulu on luonnollisesti nähtävillä vain siinä paikassa. Digitaalisen Kanbanin avulla hallitset ketterästi myös etänä tapahtuvaa työntekoa. Lisäksi useimpien digitaalisten Kanban työkalujen avulla voit kerätä erilaista dataa työnteon sujuvuudesta. Tätä voi hyödyntää prosessien parantamiseen.
Digitaalisen Kanbanin avulla kaikki olennaiset asian löytyvät yhdestä paikasta. Tieto ja tehtävien status on oikea aikaista. Hailerin Kanban taulussa yhdistyy näiden lisäksi pikaviestiominaisuus, eli tehtäviin liittyvä viestintä pysyy aina oikeassa kontekstissa ja on jäljitettävää.
Rajoita samanaikaista työtä (limit WIP)
Kanban metodissa yksi tärkeimmistä säännöistä on rajoittaa samanaikaista työtä. (Limit WIP (work in progress)). Tutustu tarkemmin WIP rajoihin. Tarkoituksena on välttää ylikuormittuminen. Mikäli seuraavat haasteet kuulostavat tutuilta kannattaa rajoittaa samanaikaisesti tehtävien asioiden määrää kaikissa prosessin työvaiheissa/Kanban taulun kolumneissa.
- Useita tehtäviä on aloitettu, mutta niitä ei ole saatu valmiiksi
- Multitasking on normaalia
- Tehtävien valmistuminen on hidasta ja toimitukset tuskallisia
- Valmistumisaikataulujen laatiminen ja ennustaminen eivät toimi
- Alhainen laatu ja jatkuva uudelleentyöstäminen
Läpimenoajat
Kanban taulun perimmäinen tarkoitus on visualisoida miten arvoa tuottavat asiat liikkuvat prosessin läpi. Tälläisen yksittäisen asian kuvaamiseen käytetään Kanbanissa korttia. Läpimenoajan ja sujuvuuden jatkuva tarkastelu kuuluu Kanban metodiin.
Kehitä selkeät toimintatavat
Mikäli toimintatavat eivät ole selkeitä tiiminjäsenille, prosessin kehittäminen voi olla haasteellista. Toimintatavoilla ja säännöillä voidaan selkeyttää Kanbanin käyttöä esimerkiksi juuri WIP rajoilla, määrittämällä tarkasti mitä “Valmis” tarkoittaa (definition of done) tai luomalla selkeät hyväksyntämallit, mikäli niille on tarvetta. Kun Kanban taulu otetaan käytöön, toimintatavat ja työsäännöt tehdään selkeiksi koko tiimille.
Jatkuva parantaminen ja palaute
Tee jatkuvasta parantamisesta osa työtä. Jotta parannuskohteet tunnistetaan tehokkaasti, on hyvä kehittää palautteen keruu osaksi työtapojen kehittämistä. Palautetta voidaan kerätä kaikilta sidosryhmiltä palavereissa, ja siitä on hyvä tehdä säännöllinen palaverikäytäntö.
Paranna osallistaen ja kehitä kokeellisesti
Kanban prosessia koskevia parannusten olisi hyvä olla säännöllisiä pieniä muutoksia, tiimityöskentelyn hienosäätöä, joka parantaa työskentelyn tehokkuutta ja arvovirtaa. Tehokkaan palautteenkeruun ja sitä myötä parannusten kautta on mahdollista poistaa pullonkauloja, tasata virtausta, lyhentää läpimenoaikaa sekä parantaa suorituskykyä ja ennustettavuutta.
Haluatko kokeilla Kanban taulua? Ota käyttöön ilmainen Hailer.
Kanban ohjaustaulu kuuluu Hailerin perusominaisuuksiin. Voit kätevästi määrittää minkä tahansa työn vaiheet ja luoda räätälöidyn Kanban taulun. Kanban näkymän lisäksi Hailerista löytyy aikajana (Gant-näkymä), lista-, kartta- sekä kalenterinäkymät. Tutustu tarkemmin Hailerin Kanbaniin.
Hailerissa hallinnoidaan erilaisia työnkulkuja. Prosessit ovat ennalta määritettyjä työnkulkuja, jotka on siis määritelty prosessieditorissa. Tämän avulla prosessin omistaja voi määritellä, mistä vaiheista prosessi koostuu sen lisäksi, mitä tietoja prosessin aikana kerätään. Prosessin vaiheet voidaan yhdistää toisiinsa missä tahansa prosessin omistajan määrittämässä järjestyksessä.
Tutustu miten luot Haileriin helposti työnpyyntöjen käsittelyprosessin >
Haluatko varata ilmaisen esittelyn asiantuntijamme kanssa?
