Työnkulkua mallintavat prosessinhallintajärjestelmät auttavat sinua saamaan itseään toistuvat tehtäväsi nopeammin valmiiksi mallintamalla sarjan vaiheita, joita työhösi kuuluu. Oikein toteutettuna työnkulun hallinta auttaa sinua ja yritystäsi säästämään aikaa ja rahaa.
Tässä artikkelissa käymme läpi prosessienhallintajärjestelmän etuja, ja mitä sitä valittaessa tulisi ottaa huomioon.
Kannattaa kuitenkin muistaa, että työnkulun hallinta on hyödyllisiä vain, kun sitä hallitaan oikeilla menetelmillä, eikä sen tekemiseen kulu enempää aikaa kuin itse työn tekemiseen.
Tästä herääkin sitten kysymys, mitä oikeasti työnkulun hallinnalla tarkoitetaan?
Mitä on työnkulun hallinta?
Työnkulun hallinta on yrityksen tai työntekijän prosessien hallintaa ja koordinaatiota oman seurantajärjestelmänsä sisällä, joka auttaa yrityksiä tehostamaan toistuvien töiden tekemistä. Työnkulku on myös käsitteenä työn valmiiksi saamiseen vaadittavien tehtävien määrä ja järjestys. Toisin sanottuna työnkulun hallinta on omalla tapaansa yrityksien tehtävien “automatisointia”.
Miten työnkulun hallinta eroaa projektinhallinnasta?
Työnkulun- ja projektien hallinnan menetelmät ovat pitkälti samantyyliset. Esimerkiksi, kumpaakin näistä käytetään tehtävien koordinoimisessa tavoitteiden saavuttamista varten. Työnkulun- ja projektinhallinnan menetelmillä on kuitenkin omat eroavaisuutensa, kuten menetelmien tavoitteet, kuka suorittaa minkäkin tehtävän, sekä kuinka tehtävien tehokkuus on laskettu.
Alta löytyvät listat vertailevat workflowien hallintaa ja projektinhallinta yleisellä tasolla.
Työnkulku:
✔️Sarja erilaisia tehtäviä
✔️Suoraviivaistaa ja organisoi prosesseja
✖️Tarkoitus: Itseään toistavien tehtävien toistamisen nopeuttaminen
✖️Tehtävät ovat yksinkertaisia ja peräkkäisiä
✖️Mitataan tehtävien- ja suoritettujen töiden määrällä
✖️Keskittyy erilaisten tehtävien toisiinsa linkittämiseen
Projektit:
✔️ Sarja erilaisia tehtäviä
✔️ Suoraviivaistaa ja organisoi prosesseja
✖️Tarkoitus: Tavoitteena saavuttaa yksittäinen päätavoite
✖️Tehtävät ovat monimutkaisia ja erillisiä
✖️Mitataan työn laadulla ja työhön käytetyllä ajalla
✖️Keskittyy erilaisten tehtävien mallintamiseen, tarkasteluun ja arviointiin
Miksi sinun tulisi käyttää prosessien hallintajärjestelmää työkulun helpottamiseksi?
Jos yrität käyttää sähköpostia, tai muuta manuaalista keinoa työnkulun hallitsemista varten, saatat yleensä vain sekoittaa tiimisi käsitystä työnkulun tilanteesta. Jos olet jo yrittänyt hallita työnkulkua manuaalisin keinoin, saatat tunnistaa seuraavat yleiset kysymykset prosessin tilanteesta:
- Kuka on suoritanut minkäkin tehtävän?
- Missä vaiheessa prosessi on ja mistä löytyvät prosessiin liittyvät tiedostot
- Mitä seuraavaksi?
Jos tiimisi putoaa kärryiltä prosessin nykytilan osalta, voi se johtaa aikataulujen paukkumiseen ja työn tehokkuuden laskemiseen. Se ei kuitenkaan ole tiimisi vika. Oikea syyllinen on tehokkaan prosessienhallintajärjestelmän puutteellisuus.
Mutta mikä on tehokas prosessien hallintajärjestelmä?
Prosessien hallintajärjestelmä on työkalu, joka mahdollistaa organisaation prosessien yleistämisen, sekä niiden dokumentoinnin ja säilytyksen prosessille keskeiseen järjestelmään. Hallintajärjestelmien avulla prosessit voidaan optimoida niin, että kaikki prosessin jäsenet pääsevät käsiksi oikeisiin tietoihin, pystyvät järjestelemään ja hallitsemaan oikeita prosessin vaiheita, ja pystyvät seuraamaan prosessin etenemistä yhtenä kokonaisuutena.
Käytännössä siis prosessien hallintajärjestelmällä vähennetään työnkulussa ylimääräiseen tietojen etsimiseen käytettävää aikaa. Voit siis unohtaa satojen sähköpostiketjujen aiheuttaman päänsäryn sillä kaikki tiedot löytyvät kätevästi yhdestä paikasta koko tiimille.
Toinen prosessien hallintajärjestelmän tuoma hyöty on aikataulujen automaattinen seuranta ja hallinta, jonka avulla näet aina helposti yhdestä näkymästä tiimisi seuraavat tehtävät, kenen vastuulla mikäkin tehtävä on ja mihin ajankohtaan mennessä tehtävän tulee olla valmis. Katso miten luot helposti oman prosessin vaikkapa työpyyntöjen tai tikettien hallintaan >
Erilaiset näkymät helpottavat asioiden jäsentelyä. Hailerista löydät suositun Kanban näkymän lisäksi, aikajana- ja vaikkapa listanäkymät. Lue vinkit miten selkeytät ja visualisoit työkuormaa Kanban-näkymän avulla >
Kuinka valita prosessien hallintajärjestelmä?
Kaikki prosessien hallintajärjestelmät eivät ole samanlaisia, joten ennen kuin valitset prosessien hallintajärjestelmän, sinun kannattaa selvittää seuraavat asiat yrityksesi tarpeisiin liittyen:
- Mitä yrityksesi tarvitsee prosessienhallintajärjestelmältä?
- Mitkä ovat yrityksellesi välttämättömät ominaisuudet prosessienhallintajärjestelmän osalta?
- Kuinka moni käyttäjä tarvitsee pääsyn järjestelmään?
- Kuinka nopeasti tarvitset prosessienhallintajärjestelmän?
- Tarvitseeko yrityksesi tukea järjestelmän käyttöönoton/käytön kanssa?
Tutustu miten Weare Solutions hallitsee useita eri hallinnollisia prosesseja Hailerissa >
Tutustu Haileriin ja täysin räätälöitäviin työnkulkuihin 🤓
Hailerilla halllitset ketterästi kaikenkokoiset prosessit ilman koodausta. Voit räätälöidä Hailerin toimintaasi sopivaksi käyttämällä valmiita mallejamme, tai luomalla itse työnkulkuasi helpottavia työtiloja.
Kutsu prosessiesi avainhenkilöt mukaan helposti ja jaa tarvittavat tiedot läpinäkyvästi kaikkien osapuolien kesken kommunikaation tehostamiseksi. Kun kaikki prosessin tärkeät keskustelut, tiedostot, tehtävät ja aikataulut ovat yhden järjestelmän sisällä, kuluu ylimääräiseen tiedon etsimiseen ja sähläämiseen vähemmän aikaa. Voit lukea täällä, miten asiakkaamme HW-company on tehostanut toimintojaan Hailerin avulla.
Meiltä saat myös aina tukea sitä tarvitessasi, sekä voimme auttaa sinua pääsemään nopeasti alkuun prosessien hallinnan kanssa räätälöimällä sinulle työtilan sinun tarpeidesi mukaan.
Kiinnostuitko? Aloita Hailerin ilmainen käyttö jo tänään, tai ota meihin yhteyttä.
