Hailer Projektinhallinta 💡 työtila sopii erinomaisesti vaikkapa palveluita tarjoaville yrityksille ja yrittäjille. Ota tästä käyttöön ilmainen pohja, jota voit muokata omiin projekteihisi sopivaksi. Saat vaihdettua kielen suomeksi profiilin asetuksista.
Tässä blogissa ohjeistamme miten luot itsellesi projektinhallintajärjestelmän ketterästi Haileriin. Valmiilla projektinhallinta- ja tehtävämoduuleilla hallitset kätevästi pienet ja suuret projektit suunnitelmasta loppuun saakka. Hailer kerää kaikki tiedostot, muutokset ja viestit koko projektin elinkaaren ajalta, joten pysyt ajantasalla. Ilmaiseen Hailer lisenssiin sisältyy myös 100 käyttäjää, joten voit kutsua mukaan tiimisi tai vaikka yhteistyökumppaneita. Hailerin funktiokenttiä hyödyntämällä voit myös luoda automaatioita työn tehostamiseksi.
Jos Hailer on sinulle uusi työkalu, voit tutustua aiempaan postaukseemme työnpyyntöprosessista, jossa esittelemme miten voit suunnitella prosessin ja kentät etukäteen, sekä käymme läpi Hailer terminologiaa ja erilaiset kenttätyypit.
Suomenkielinen projektinhallintaprosessi luodaan alusta alkaen, joten voit muokata esimerkin vaiheita ja kenttiä vastaamaan omaa toimintaasi. Ohjevideo prosessin luomisesta löytyy täältä.
Seuraavissa kappaleissa käymme läpi valmiin Projektinhallinta työtilan olemassa olevat prosessit.
Projektinhallinta
Jos luot prosessin alusta alkaen, valitse "Create new workflow" ja "Make Custom". Jos haluat muokata Hailer Projektinhallinta työtilan valmiita moduuleja, pääset asetuksiin otsikkopalkin kolmesta pisteestä. Yksinkertainen projektien työnkulku voisi sisältää esimerkiksi nämä taulukon vaiheet ja kentät. Vaiheita ja tietokenttiä voit hahmotella etukäteen esimerkiksi post-it lappujen tai erilaisten prosessimallinnustyökalujen avulla. Hailer työtilan etu on siinä, että voit muokata vaiheita ja tietokenttiä myös käyttöönoton jälkeen.
Projektinhallinta linkittyy Asiakastietokantaa "Activity Link" kentällä. Lisää kenttävalikosta kohdasta "Other" "Activity Link" kenttä ja lisää raksi "Asiakastietokanta" kohtaan. Jos sinulla on olemassa oleva asiakaslista, voit importata sen suoraan Asiakastietokantaan. Katso ohje datan importtaamiseen tästä>.
Voit lisätä ja muokata Kategoria-kentän kuvaustekstejä toimintaasi kuvaaviksi. Lisäämällä emojeita vaihekuvauksiin ja Predefined Text vaihtoehtoihin ja muokkaamalla moduulin taustakuvan saat muokattua myös työtilasi visuaalista ilmettä.
Tehtävienhallinta
Voit vastaavasti muokata myös tämän prosessin vaiheita ja kenttiä sopimaan omaan projektityöhösi. Tehtävienhallinta linkittyy Projektinhallintaprosessiin aktiviteettilinkillä. Eli täppää Activity Link kenttään ruksi kohtaan Projektinhallinta. Hailer Prokentinhallinta työtilassa nämä ovat kaikki valmiina.
Näkymät
Voit tarkastella sekä projektien, että tehtävien etenemistä eri näkymissä aktiviteettisivulla. Vaihda näkymää listauksen oikeasta yläkulmasta. Voit asettaa oletusnäkymän prosessiasetusten ensimmäisellä välilehdellä. Visuaalinen ja suosittu kanban näkymä helpottaa projektien ja tehtävien työkuorman hallintaa. Voit lukea vinkkimme Kanban taulun käyttöön tästä. Haileriin luot helposti digiversion kanbanista, joka kulkee aina mukana.
Näet myös kalenterissa kaikki työtilasi aktiviteetit, joissa on päivämääräkenttiä käytössä. Voit filtteröidä näitä kalenterissa vasemman yläkulman valikoista. Oikeasta yläkulmasta voit vaihtaa kuukausi/viikko/päivä tai aikajananäkymän kalenteriin. Täältä löydät käyttövinkkejä Haileriin englanniksi.
Saat aikajana-näkymän vaihtoehdoksi myös prosesseihin.
Tuntikirjaukset
Yksinkertaisella tuntikirjausprosessilla voit pitää tuntikirjanpitoa tehtäviin ja projekteihin käytetyistä työtunneista. Myös nämä löydät valmiiksi konfiguroituna.
Kun lisäät jokaisen vaiheen asetuksiin "Primary Numeric Field" valikkoon "Tunnit" kentän, näet aina kyseisen vaiheen tuntien summan listanäkymän yläreunassa tai kanban-näkymän sarakkeiden alareunassa. Valmiissa Hailer Projektinhallinta työtilassa tämä on valmiina.
Asiakastietokanta
Lisää tietokenttiä tarpeitesi mukaan. Kun projektinhallinta yhdistyy asiakastietokantaan näet yksittäisen asiakkaiden alta kaikki niihin liittyvät projektit. Tarkastele näitä Activity Link
Vinkkejä
Kutsu työtilaan juuri sinulle tarpeelliset tiiminjäsenet ja sidosryhmät - Ilmaiseen lisenssiin kuuluu 10 käyttäjää .
Voit poistaa koko prosessin moduulin asetusten ensimmäiseltä välilehdeltä. Voit myös lisätä työtilaasi sinulle tarpeellisia osa-alueita, kuten CRM / myyntiputken yhteydenottolomakkeella, tikettienhallintaa tai vaikka projektiin liittyvät laatupoikkeamaraportit. Ilmaisella lisenssillä voit luoda jopa 20 erilaista prosessia tai datasettiä. 👩🏫 Otathan huomioon, että kenttien poistamista kannattaa harkita tarkasti, jos olet jo ehtinyt syöttää projekteja tai muita aktiviteetteja.
Oletko aloittamassa ensimmäistä projektiasi?
Lue vinkit aloittelijalle oppaastamme>.
