Projektin etähallinta antaa mahdollisuuksia niin nykypäiväisen etätyön toteuttamiseen kuin suurten, globaalien projektien pyörittämiseen. Parhaimmillaan onnistunut etäprojektinhallinta vähentää kiinteitä kustannuksia, lisää tehokkuutta ja tuottavuutta, antaa mahdollisuuden huippulahjakkuuksien palkkaamiseen ja parantaa liikevaihtoa.
Etäprojekteihin liittyy myös haasteita, kuten:
Ryhmäviestintä on vaikeampaa – Etätiimien voi olla vaikeaa kommunikoida tehokkaasti. Heillä on vähemmän mahdollisuuksia puhua, ja heidän täytyy luottaa teknologiaan viestinnässä. Jos tiimi käyttää monia erilaisia työkaluja yhteydenpitoon, tiedot voivat kadota ja väärinkäsityksiä voi tapahtua.
Ajoitus voi olla painajainen – Etätiimeissä on usein jäseniä, jotka työskentelevät eri aikavyöhykkeillä. Tämä voi tehdä tapaamisten ajoittamisesta erittäin vaikeaa. Ajoitus voi olla haasteellista, jos yrityksesi tarjoaa joustavia työaikoja, koska jopa samalla aikavyöhykkeellä olevat ihmiset voivat aloittaa ja lopettaa työvuorot eri aikoina.
Yrityskulttuurin rakentaminen on vaikeampaa – Etätyössä voi olla vaikeaa luoda yhteisöllisyyttä. Yksi suurimmista syistä tähän on kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen puute.
Työkuorman hallinta voi olla haasteellista – Etätyöskentely vaikeuttaa tiimin jäsenten työtaakan ymmärtämistä. Etätiimien johtajien on vaikea tietää, mitä tiimin jäsenet tekevät ja milloin. Tämä voi johtaa joko tiimisi jäsenten vajaa käyttöön tai, mikä pahempaa, loppuunpalamiseen.
Etätiimin hallitsemisen lisäksi on varmistettava, että projektit pysyvät budjetissa, sujuvat ja valmistuvat ajallaan. Kaiken tämän hallitseminen voi olla vaikeaa. Viestintä, tehokkuuden mittaaminen ja motivaatio ovat suuria huolenaiheita etäprojekteissa, ja silti tärkeitä hyvän projektinhallinnan kannalta. Olitpa uusi tai kokenut projektien etähallinnassa, voit tehdä asioita vastataksesi näihin haasteisiin ja helpottaaksesi itseäsi ja tiimiäsi. Koostimme aiemmin pienen oppaan projektinhallintaan, löydät sen täältä.
Kokosimme alle 8 vinkkiä miten selviät projektien etähallinnasta.
1. Varmista , että sinulla on parhaat työkalut projektin etähallintaan
Projektinhallintatyökalut auttavat sinua ymmärtämään, mitä tiimisi jäsenet tekevät. Niiden avulla voit suunnitella projekteja paremmin ja noudattaa määräaikoja johdonmukaisesti. Nykyaikaiset työkalut ovat helppokäyttöisiä, tehokkaita, skaalautuvia ja kustannustehokkaita samanaikaisesti.
Kun valitset projektinhallintatyökalua, ota huomioon seuraavat seikat:
Ominaisuudet – Mitä ominaisuuksia tarvitset projektinhallintatyökalussa? Kirjoita muistiin välttämättömät ominaisuudet sekä ne, jotka olisi mukava saada. Jos et ole varma, mitä ominaisuuksia tarvitset, luettele sen sijaan ongelmat, jotka haluat ratkaista.
Räätälöinti – Valitse työkalu, joka on joustava ja muokattavissa. Näin voit mukauttaa sitä prosessin ominaisuuksien mukaan.
Helppokäyttöisyys – Jos valitset ratkaisun, jota on vaikea käyttää, sinun on vaikea saada myös tiimisi käyttämään sitä. Vaikka tiimisi tekisivät parhaansa, he tuhlaavat aikaa yrittäessään hallita ohjelmistoa työnteon sijaan. Löydä työkalu, jota tiimisi voi käyttää helposti.
Turvallisuus – Säilytät luottamuksellisia yritystietoja projektinhallinta järjestelmässäsi. Varmista, että valitsemasi työkalu käyttää salausta ja voi suojata tietosi.
Budjettiin sopiva – Jotkut työkalut on suunniteltu pienen budjetin tiimeille, kun taas toiset sopivat paremmin isoille tiimeille, joilla on suuri budjetti. Varmista, että valitset ratkaisun, joka vastaa tiimisi kokoa ja sopii budjettiin.
Valitse oikea projektinhallintatyökalu helpottamaan projektisi onnistumista.
2. Laadi yksityiskohtainen projektisuunnitelma
Projektisuunnitelma on todenmukainen suunnitelma projektin toteuttamiseksi. Se sisältää kuvauksen projektin laajuudesta ja rajauksista, projektin aikataulun, budjetin ja organisoinnin. Toisin sanoen suunnitelma vastaa näihin kolmeen kysymykseen
Mitä olemme tekemässä?
Miksi teemme sen ja mitä aiomme saavuttaa?
Kuinka kauan lopputuloksen saavuttaminen kestää?
Selkeä projektisuunnitelma on ratkaisevan tärkeä etätiimille. Muista, että tiimisi jäsenet eivät näe tai kuule kollegoitaan, joten he tarvitsevat tavan seurata projektia ja varmistaa, että tekevät oikeita asioita.
Projektitietojen kirjaaminen vähentää projektin epäonnistumisen riskiä. Sen avulla voit myös tehdä tarkempia arvioita projektisi onnistumisesta.
3. Dokumentoi projektin vaiheet
Selkeiden ohjeiden kirjoittaminen ja asiakirjojen dokumentointi on olennaista etäprojekteissa. Asiakirjojen helppo saatavuus tehostaa etätyöskentelyä ja auttaa vastausten etsimisessä.
Selkeä dokumentointi:
- Parantaa läpinäkyvyyttä
- Varmistaa, että kaikilla on pääsy yrityksen tietoihin
- Auttaa pitämään kaikki samalla sivulla
- Helpottaa tietoisten päätösten tekemistä
Hailerin keskustelunäkymä dokumentoi automaattisesti projektiin tehdyt muutokset, siihen liittyvät ja kanavissa jaetut tiedostot ja viestit. Myös projektin eri vaiheet ovat selkeästi näkyvillä prosessimoduulissa ja niitä on helppo muokata vastaamaan myös erikoisempia projekteja.
4. Säilytä vuorovaikutus säännöllisillä tapaamisilla
Etänä toimivissa tiimeissä tuen tarve ja tapaamisten merkitys korostuu. Säännölliset tapaamiset parantavat tiimin yhteistyötä, antavat mahdollisuuden kysymyksille ja ongelmien ratkaisulle.
Projektipäällikölle nopeat tapaamiset kertovat, etenevätkö prjotektit haluttuun suuntaan ja tarvitaanko jossain asioissa apua.
Henkilökohtaiset tapaamiset auttavat rakentamaan vahvempia suhteita tiimin jäseniin. Ihmiset tuntevat olonsa turvallisemmaksi kahdenkeskisessä videokeskustelussa, jolloin epäkohtien esille tuonti on helpompaa.
Oikean tasapainon löytäminen kokousten ja tiimisi häiriöttömän työajan välillä voi todella auttaa projektin etähallinnassa. Tapaamisten olisi hyvä olla arvokkaita, jotta tiimillä on myös riittävästi aikaa tehdä töitä.
Tutustu artikkeliimme projektiviestinnästä.
5. Unohda mikromanageeraus
Yksityiskohtiin jumittuminen hidastaa koko tiimin toimintaa ja voi pahimmassa tapauksessa aiheuttaa stressiä ja johtaa luottamuksen puutteeseen.
Mikromanageerauksen sijaan etätiimien johtamisessa kannattaa huomioida seuraavat asiat:
Aseta selkeät odotukset – Kerro tiimin jäsenille, mitä tuloksia odotat heiltä. Selitä tavoitteet ja deadlinet selkeästi. Mitä selkeämmin kerrot asiasi, sitä suurempi mahdollisuus on että tiimisi onnistuu. Anna heille aikaa täyttää odotukset, ennen kuin puutut asiaan.
Lakkaa olemasta perfektionisti – Kuinka usein suoritat itse tehtävät täydellisesti? Älä odota myöskään työntekijöiltäsi täydellisyyttä. Heidän ei tarvitse tehdä kaikkea täsmälleen samalla tavalla kuin sinä, kunhan tulokset ovat riittävän hyviä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
Kysy tiimin jäseniltä, kuinka he haluaisivat sinun johtavan heitä –Haluatko tietää, millaisesta johtamistyylistä tiimin jäsenet pitävät? Kysy heiltä. Monissa tapauksissa sinun on kehitettävä yksilöity lähestymistapa jokaiselle tiimin jäsenelle.
Keskity tehtäviin, joita vain sinä voit tehdä – Sen sijaan, että yrität hallita jokaisen tiimiläisen tekemistä, keskity niihin tehtäviin, jotka ovat sinun vastuulla. Jos jokin tehtävä ei todellakaan kaipaa huomiota, delegoi se jollekin toiselle ja anna hänen suorittaa se ilman apuasi.
Luota tiimiisi – Useimmilla mikrojohtajilla on luottamusongelmia. He eivät yksinkertaisesti usko, että joku muu voi suoriutua tehtävistä niin hyvin kuin he itse. Kouluta tiimisi ja luota siihen, että he tekevät oikein.
6. Anna palautetta
Palaute auttaa parantamaan etätiimin suorituskykyä. Se voi auttaa myös sinua rakentamaan luottamusta ja vahvistamaan suhteita.
Näin voit antaa parempaa palautetta:
Ole täsmällinen – Yleinen palaute ei auta tiimin jäseniä kehittymään. Palautteesi tulee olla selkeää ja ratkaisukeskeistä. Sanojen välillä on suuria eroja, joten mieti tarkkaan miten saat tuotua asiasi ilmi.
Keskity suorituskykyyn – Vältä persoonallisuuden kritisoimista ja keskity sen sijaan suorituskyvyn arvioimiseen. Luonnetta tai persoonallisuutta ei voi muuttaa, mutta asioita voi tehdä eri tavalla ja paremmin.
Tee palautteesta rakentavaa – Palautteen antamisessa ei ole mitään järkeä, jos et myös kerro syitä palautteen antoon.
Muista yksityisyys – Julkinen positiivinen palaute voi viedä tiimiäsi eteenpäin, mutta kriittinen palaute on ammattimaista antaa kahden kesken. Voit myös harkita kirjallisen palautteen antamista. Näin pystyt miettimään asiaa ja antamaan harkittumman palautteen.
Älä odota kehityskeskusteluja – Yrityksestäsi riippuen kehityskeskustelut voidaan tehdä neljännesvuosittain tai vuosittain. Tämä on pitkä aika tiimisi jäsenille tietää miten he suoriutuvat. Ota tavaksi jakaa palautetta ja arvostusta usein.
Seuranta – Palautteen ei pitäisi olla kertaluontoinen asia. Keskustele usein tiimisi kanssa, jotta tiedät miten he ovat ottaneet palautteen huomioon työskentelyssä. He saattavat tarvita lisää apua tai selkeyttä. Lisäksi seuranta kertoo tiimillesi, että palautteesi ovat todella tärkeitä.
7. Käytä työajanseurantaa
Etäprojekteissa tuottavuuden mittaaminen voi olla haasteellista. Ajanseuranta antaa käsityksen siitä, miten tiimin jäsenet käyttävät työaikansa. Lisäksi se voi auttaa tunnistamaan pullonkauloja, lisäämään tuottavuutta ja parantamaan projektin arviointia.
Voit aloittaa ajankäytön seurannan seuraavasti:
Kirjoita ohjeet ajanseuraamiseksi – Luo ohjeet, jossa kerrotaan, kuinka tiimin jäsenten tulee seurata käyttämäänsä työaikaa. Sen tulee sisältää tietoa siitä, mitä tehtäviä seurataan ja kuinka ajanseuranta ohjelmistoa käytetään.
Valitse työkalu ajanseurantaan – Seuraava askel on päättää ajanseuranta järjestelmästä. Etsi työkalu, joka on helppokäyttöinen ja integroituu jo käyttämiisi ratkaisuihin.
Pyydä tiimin jäseniä raportoimaan ajankäytöstä – Viimeinen vaihe on saada tiimin jäsenet seuraamaan ja raportoimaan ajankäytöstään. Selitä heille, miksi ajanseuranta on tärkeää ja kouluta heitä käyttämään ajanseurantaohjelmistoasi.
Kanban näkymällä voit seurata etäprojektisi ajankäyttöä. Lue lisää Kanban vinkkejä täältä.
Käytä Haileria seurataksesi kuinka paljon aikaa tiimisi käyttää projekteihin.
8. Paranna yrityskulttuuria
Etäprojektit tarvitsevat terveen yrityskulttuurin selviytyäkseen ja menestyäkseen.
Yrityskulttuuria parantamalla voit:
- Lisätä työntekijöiden pysyvyyttä
- Houkutella superlahjakkuuksia
- Lisätä tuottavuutta
Tässä on muutamia tapoja, joilla voit parantaa yrityskulttuuria.
Kirjoita brändikirja tai muistio – Brändikirja on asiakirja, joka sisältää erittelyn yrityksesi kulttuurista. Sen tulee muun muassa selittää yrityksesi arvot ja missio. Brändikirjan avulla työntekijät voivat ymmärtää kulttuuria, jota haluat kehittää. Se voi myös auttaa houkuttelemaan hyviä työntekijöitä ja pitämään huolta nykyisistä.
Varaa sosiaalista aikaa – Yhteyden ja merkityksellisten suhteiden rakentaminen on haasteellisempaa etätiimeissä, mikä johtuu kasvokkain tapahtuvan kommunikaation puutteesta. Paras suhteiden rakentamiseen on lisätä viikoittaisia sosiaalisia aktiviteetteja. Kokeile virtuaalisia lounastaukoja tai työhön liittymättömiä keskustelukanavia suhteiden rakentamiseksi.
Järjestä virtuaalisia tiiminrakennus aktiviteetteja – Tiimisi voi pitää hauskaa ja samalla rakentaa parempaa tiimin toimivuutta. Kokeile esimerkiksi viikottaista pelihetkeä, kirjakerhoa, tietokilpailua tai elokuvailtaa.
Kerää palautetta ja toimi niiden mukaan – Parantaaksesi yrityskulttuuria sinun täytyy ensin tietää, kuinka tiimisi voi. Kerää palautetta esimerkiksi työtyytyväisyys kyselyllä tai digitaalisella kyselylomakkeella.
Projektin etähallinta: You can do it!
Vaikka projektien etähallinta ei aina olekaan yksinkertaista, voit onnistua niissä hyvin tuloksin. Ota käyttöösi projektihallinta ohjelmisto, joka helpottaa sekä tiimisi viestintää että projektisi onnistumista.
